Información sobre el tratamiento de datos personales en el marco del procedimiento de denuncia de irregularidades
Este aviso se dirige a todas las partes interesadas a las que se aplica la protección del Decreto Legislativo 24/2023 (denunciante, facilitador, personas del mismo entorno laboral y compañeros del denunciante) y al denunciante. La divulgación única, también de acuerdo con las Directrices de la Anac, tiene por objeto evitar grandes flujos de información de los que sea posible inferir la participación de la persona en una denuncia, invalidando así la garantía de confidencialidad prevista en el Decreto Legislativo 24/2023 en materia de Denuncia de Irregularidades.
De conformidad con el art. 13 del Reglamento (UE) n.º 2016/679 y el Decreto Legislativo 24/2023, Savino Del Bene S.p.a («Responsable») con domicilio social en Scandicci (Florencia), Via del Botteghino 24/26 – 50018, proporciona la siguiente información en el marco del tratamiento de datos personales efectuado en relación con la gestión de las Denuncias, reguladas por el Procedimiento de Denuncia de Savino Del Bene Spa (que se aplica a Savino Del Bene Spa y a las Sociedades del Grupo Savino Del Bene comprendidas en el ámbito de aplicación de la norma) recabados mediante herramientas informáticas y/o a través los métodos adicionales indicados en la documentación específica. Todos los datos personales se tratarán de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos, entendiéndose por tal el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos («RGPD»), el Decreto Legislativo n.º 196/2003 modificado por el Decreto Legislativo n.º 101/2018 («Código de Privacidad») así como cualquier otra legislación en materia de protección de datos personales aplicable en Italia, incluidas las disposiciones del Garante (en adelante, conjuntamente con el RGPD, «Reglamento de Privacidad»), en el pleno respeto de los derechos y libertades fundamentales, con especial atención a la confidencialidad de la identidad de los interesados y a la seguridad del tratamiento.
Responsable del Tratamiento y autorizados al tratamiento
El Responsable del Tratamiento es Savino Del Bene S.p.A, con domicilio social en Scandicci (Florencia), Via del Botteghino n.º 24/26. Se puede contactar con el Responsable en la dirección de correo electrónico privacy@savinodelbene.com.
El Responsable del Tratamiento ha constituido el Consejo de Supervisión de conformidad con el Decreto Legislativo n.º 231/2001 que, en caso de Órgano monocrático, es también el propietario del proceso de gestión de las denuncias regulado por el Procedimiento de Denuncia de Irregularidades mencionado anteriormente, con sede en el domicilio social de la Empresa, cuyos miembros han sido nombrados Personas Autorizadas para tratar Datos Personales. En cambio, en el caso de un órgano colegiado, el gestor de las denuncias se identifica en la figura del presidente del Órgano.
Para el seguimiento de las denuncias, el Gestor de las Denuncias cuenta con el apoyo de los Comités y/o funciones corporativas a los que se refiere el Procedimiento de Denuncia de Irregularidades, designados como Personas autorizadas para el tratamiento de datos personales y que, a tal efecto, han recibido las instrucciones operativas adecuadas.
Categorías de datos personales
Los datos personales se subdividen en dos categorías:
a) Datos personales comunes a los que se refiere el art. 4, punto 1 del RGPD del Denunciante (si la denuncia no es anónima), así como Personas implicadas o mencionadas en la Denuncia y Facilitadores, a los que se refiere el Procedimiento de Denuncia de Irregularidades y que se definen como «interesados», tales como datos personales (nombre, apellidos, fecha y lugar de nacimiento) y datos de contacto (número de teléfono fijo y/o móvil), dirección de correo electrónico;
b) Datos personales particulares a los que se refiere el artículo 9 del RGPD, si se incluyen en la denuncia (por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, la afiliación sindical, los datos genéticos, los datos biométricos destinados a identificar de manera unívoca a una persona física, así como los datos relativos a la salud o a la vida sexual o a la orientación sexual de la persona)
c) Datos personales relativos a infracciones penales o condenas en virtud del artículo 10 del RGPD, si se incluyen en el informe.
Finalidad y fundamento jurídico del tratamiento - Naturaleza de la concesión
Los datos personales se recogen y tratan con fines estrictamente relacionados con la gestión de las Denuncias efectuadas en virtud del decreto legislativo n.º 24/2023 de comportamientos ilícitos, en relación con actividades y/o conductas que difieran de los procedimientos implementados por la empresa, entendiéndose por tales, en particular, las violaciones de disposiciones normativas nacionales o de la Unión Europea que perjudiquen el interés público o la integridad del Responsable, de las que haya tenido conocimiento en un contexto de trabajo público o privado, así como, de forma más general, las violaciones de las normas de conducta profesional y/o de los principios éticos contemplados en la legislación vigente y/o los comportamientos ilícitos o fraudulentos imputables a empleados, miembros de órganos sociales o terceros (proveedores, asesores, colaboradores, etc.).
[Para el denunciante] Los datos personales podrán recogerse a través de la plataforma dedicada a la denuncia de irregularidades, mediante introducción directa o mediante introducción por una persona autorizada por el responsable del tratamiento si la denuncia se realiza por vía oral (grabación de mensaje de voz) o reunión cara a cara.
[Para partes interesadas distintas del denunciante] Los datos personales se recopilan a través de terceros, en particular a partir de informes recibidos por el responsable del tratamiento a través de canales internos específicos. El Responsable del tratamiento trata los datos personales no solo para los fines mencionados, sino también para defender o establecer su propio derecho en litigios civiles, administrativos y penales.
Constituyen fundamento jurídico del tratamiento:
- La gestión de la Denuncia realizada en virtud del Decreto Legislativo n.º 24/2023 y el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la ley y la normativa comunitaria, el cumplimiento de una obligación legal a la que esté sujeto el Responsable del Tratamiento (art. 6, apart. 1, let. c) del RGPD;
- A los efectos de la gestión de la Denuncia registrada realizada en virtud del Decreto Legislativo n.º 24/2023 y recibida por teléfono o mediante sistemas de mensajería vocal o de otra forma oral, el cumplimiento de una obligación legal a la que esté sujeto el Responsable del Tratamiento (art. 6, apart. 1, let. c) del RGPD;
- A efectos de la defensa o el establecimiento de los propios derechos en litigios civiles, administrativos y penales, el interés legítimo del Responsable del Tratamiento (art. 6, apart. 1, let. f) del RGPD.
La comunicación de datos personales por parte del interesado es opcional, pero su no concesión, o su indicación parcial o inexacta, podría imposibilitar la tramitación de la denuncia.
Además, cabe señalar que, en caso de que el contenido de la denuncia quede fuera del ámbito de aplicación de la legislación solicitada, el Responsable del tratamiento solo tratará los datos pertinentes en presencia de una obligación reglamentaria y/o un interés legítimo en la protección y/o el ejercicio de los propios derechos legales en los foros competentes.
Debe tenerse en cuenta que el citado consentimiento, así como cualquier otro que se requiera a los efectos del procedimiento de información, podrá ser revocado en la medida en que lo permita la legislación aplicable y, en particular, la solicitud de revocación será analizada por los órganos encargados a fin de conciliar la necesidad de proteger los derechos de las personas físicas en el ámbito de la privacidad con la necesidad de combatir y prevenir infracciones de las normas de buen gobierno corporativo o de la normativa aplicable en la materia. La retirada del consentimiento no afectará en ningún caso a la legalidad del tratamiento efectuado hasta ese momento.
Modalidades del tratamiento y destinatarios
El Responsable del Tratamiento se compromete a tratar, de forma lícita, correcta y transparente, los datos necesarios para alcanzar los fines imprescindibles para el desempeño de las actividades denunciadas.
El Responsable también lleva a cabo el tratamiento con la ayuda de medios electrónicos, incluidas herramientas automatizadas.
El tratamiento se excluirá y/o limitará en los casos en que los fines perseguidos puedan alcanzarse mediante la anonimización o a través de modalidades que permitan la identificación del interesado solo en caso de necesidad.
Si, en el curso de la tramitación de las denuncias, se recogen accidentalmente datos personales que son manifiestamente inútiles para la tramitación de una denuncia específica, no se recogen o, si se recogen accidentalmente, se suprimen inmediatamente, de conformidad con el art. 13, apartado 2, del D. Leg. 24/2023, cuando sea de aplicación.
Los datos personales serán tratados, con arreglo al art. 2-quaterdecies del Código de Privacidad, únicamente por personas autorizadas a tratar los datos que hayan recibido instrucciones expresas del Responsable del tratamiento sobre la necesidad de garantizar la protección de los datos personales de las personas implicadas en las denuncias.
Los datos personales también podrán tratarse con el fin de activar la protección judicial y/o disciplinaria en relación con la denuncia, o comunicados a las Autoridades competentes en caso de infracción de la normativa aplicable, así como transmitidos en respuesta a una orden obligatoria de dichas Autoridades.
Confidencialidad y protección del denunciante
El Responsable del Tratamiento garantiza la confidencialidad de la identidad del Denunciante, de las Personas implicadas y de las Personas en todo caso mencionadas en la denuncia, así como del contenido de la denuncia y de la documentación pertinente, salvo lo dispuesto en el artículo 12 del Decreto Legislativo n.º 24/2023.
Por lo tanto, a excepción de los casos en que se haya establecido, incluso por sentencia de primera instancia, la responsabilidad penal del denunciante por delitos de difamación o calumnia o, en cualquier caso, por los mismos delitos cometidos con la denuncia ante las autoridades judiciales o contables, o su responsabilidad civil, por el mismo motivo, en caso de dolo o negligencia grave, y sin perjuicio de otras excepciones previstas por la ley (por ejemplo, obligación de notificación a las autoridades judiciales), se protegerá la identidad de la persona que efectúe la denuncia desde el momento de su recepción y en todas las fases posteriores, de conformidad con las disposiciones aplicables de la Política de Privacidad.
Por lo tanto, sin perjuicio de las excepciones anteriores, el Responsable ha determinado, de conformidad con el art. 12, apartado 2 del Decreto Legislativo 24/2023, que su identidad y cualquier otra información de la que pueda deducirse su identidad, directa o indirectamente, no puede revelarse a personas distintas de las competentes para recibir o hacer un seguimiento de las denuncias. También se obtendrá su consentimiento expreso cuando sea necesario revelar su identidad con arreglo a los apartados 5 y 6 del artículo 12 del Decreto Legislativo 24/2023, o cuando sea necesario descifrar sus datos para permitir la defensa del inculpado en un procedimiento disciplinario basado únicamente en la denuncia y cuando el conocimiento del denunciante sea indispensable para la defensa o para la defensa de la persona implicada.
Todas las personas que reciben y/o participan en la tramitación de denuncias están obligadas a proteger la confidencialidad de dicha información.
El incumplimiento del deber de confidencialidad es fuente de responsabilidad disciplinaria, sin perjuicio de otras formas de responsabilidad previstas por la ley.
Tiempo de conservación
Las denuncias, ya sean internas o externas, y la documentación relacionada se conservarán durante el tiempo necesario para la tramitación de la denuncia y, en cualquier caso, no más de cinco años a partir de la fecha de la comunicación del resultado final del procedimiento de información, en cumplimiento de las obligaciones de confidencialidad establecidas en el artículo 12 del Decreto Legislativo n.º 24, de 10 de marzo de 2023, y del principio establecido en el artículo 5, apartado 1, letra e), del Reglamento (UE) 2016/679 y en el artículo 3, apartado 1, letra e), del Decreto Legislativo n.º 51, de 2018.
Si para la denuncia se utiliza una línea telefónica grabada u otro sistema de mensajería vocal grabada, la denuncia, previo consentimiento de la persona denunciante, será documentada por el miembro del personal encargado mediante una grabación en un dispositivo adecuado para su almacenamiento y escucha o mediante una transcripción literal. En el caso de una transcripción, el denunciante podrá verificar, rectificar o confirmar el contenido de la transcripción mediante su firma
Cuando, a petición del denunciante, la denuncia se efectúe oralmente en el transcurso de una reunión con el agente responsable, esta, previo consentimiento del denunciante, será documentada por el agente responsable mediante grabación en un dispositivo apto para su almacenamiento y escucha o mediante acta. En el caso de las actas, el denunciante podrá verificar, rectificar y confirmar el acta de la reunión firmándola.
Por lo que respecta, en cambio, a las Denuncias relativas a casos no contemplados en el Decreto Legislativo 24/2023, los datos se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para perseguir los fines para los que fueron recogidos y de conformidad con las disposiciones que protegen los derechos de las personas afectadas y respetando los plazos de prescripción previstos por la ley.
Derechos del interesado
Cabe señalar que el ejercicio de los derechos que se exponen a continuación está vedado a la persona denunciada, ya que el ejercicio de tales derechos podría perjudicar la protección de la confidencialidad de la identidad de la persona denunciante y de las demás personas afectadas, de conformidad con el artículo 2-undecies del Decreto Legislativo n.º 196, de 30 de junio de 2003.
El interesado podrá ejercer derechos específicos dirigiéndose al Responsable del Tratamiento, entre ellos:
1) derecho a obtener confirmación sobre si se están tratando o no datos personales;
2) derecho de acceso a los datos personales y a la siguiente información (finalidad del tratamiento al que se destinan los datos personales, categorías de datos, destinatarios de los datos, periodo de conservación, etc.);
3) derecho a solicitar la rectificación o la limitación del tratamiento de los datos;
4) derecho a obtener la supresión de los datos personales si existen motivos para ello;
5) derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.
Con el fin de permitir el ejercicio de los derechos en virtud de la norma de privacidad, el Responsable del Tratamiento proporciona la dirección: privacy@savinodelbene.com.
