La piattaforma digitale e i canali realizzati per la segnalazione degli illeciti

Informativa Generale Whistleblowing

La piattaforma digitale e i canali realizzati per la segnalazione degli illeciti

Savino Del Bene è da sempre particolarmente attenta alla prevenzione dei rischi che potrebbero compromettere la gestione responsabile e sostenibile del proprio business.

 

Per questo la Società ha previsto canali interni ad hoc per ricevere segnalazioni di violazioni di normative interne o esterne, a garanzia della correttezza e trasparenza nella conduzione degli affari e delle attività svolte e a tutela della posizione e immagine aziendale, che possano arrecare danno o pregiudizio all’azienda, come una frode o una situazione potenzialmente pericolosa, garantendo altresì la compliance alle disposizioni normative di cui al D.Lgs. del 10 marzo 2023 n. 24 in materia di Whistleblowing e recante Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali .

 

Segnalare eventuali comportamenti disonesti che possano tradursi in frodi o che rappresentino un rischio di danno nei confronti di colleghi e di azionisti o che costituiscano atti di natura lesiva o illecita degli interessi e della reputazione stessa dell’azienda, può essere un’efficace forma di contrasto alla corruzione, se opportunamente regolamentata.

LA PIATTAFORMA “WHISTLEBLOWING” E TUTTI I CANALI INTERNI PER LE SEGNALAZIONI

La piattaforma informatica per il “Whistleblowing (https://Whistleblowing.Savino Del Bene.it/)” è lo strumento predisposto e messo a disposizione del Segnalante specificatamente per le segnalazioni “in forma scritta” che intenda indirizzare ad una delle società del Gruppo rientranti nel perimetro applicativo della norma. Ad esso è associato un canale distinto in forma orale realizzato mediante un sistema di messaggistica vocale.

 

Questo tool informatico è stato sviluppato per tutelare al massimo il “segnalante”, il “segnalato” e le persone coinvolte nonché per poter affrontare le problematiche segnalate con tempestività secondo quanto previsto dalla “Procedura Whistleblowing” all’uopo prevista. Effettuare una segnalazione attraverso i canali disponibili sulla piattaforma garantisce la sicurezza e la protezione dei dati dell’identità del segnalante, attraverso un sistema avanzato di criptazione, garantisce la riservatezza, nelle attività di gestione della segnalazione, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, in linea con quanto previsto dal Decreto Whistleblowing.

COSA PUÒ ESSERE SEGNALATO

Nell’ambito della piattaforma sono disponibili i canali interni delle società del Gruppo attraverso cui è possibile segnalare atti e/o comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscono violazioni “di disposizioni normative nazionali o della UE che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato”.

 

Non godono delle tutele del Decreto Whistleblowing le segnalazioni aventi ad oggetto rivendicazioni o richieste legate ad un interesse personale, che attengono esclusivamente al proprio rapporto di lavoro o a rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Le segnalazioni devono essere debitamente circostanziate al fine di consentire la valutazione dei fatti e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti.

In particolare, è necessario risultino chiare:

  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
  • la descrizione del fatto;
  • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

CHI PUÒ SEGNALARE

Con riferimento alle previsioni del D.Lgs. n° 24 del 10/03/2023 (c.d. Decreto Whistleblowing) possono effettuare una Segnalazione tutti coloro che operano nel “contesto lavorativo” di Savino Del Bene o di un’altra società del Gruppo destinataria della Segnalazione in qualità di:

  • Lavoratori subordinati di una delle Società appartenenti al Gruppo che rientrino nel perimetro applicativo della norma, ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal D. Lgs. 15 giugno 2015 n° 81 (lavori a orario ridotto e flessibile, lavori a tempo determinato, somministrazione di lavoro, apprendistato, lavoro accessorio) o dall’art. 54-bis del decreto legge 24 aprile 2017 n° 50, convertito, con modificazioni, dalla legge 21 giugno 2017 n° 96 (prestazioni occasionali);
  • Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso una delle società del Gruppo, ivi compresi i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 del codice di procedura civile (lavoro parasubordinato, ovvero quei rapporti di lavoro caratterizzati dalla continuità e stabilità, coordinazione e personalità);
  • Lavoratori e collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi (es. fornitori);
  • Liberi professionisti (es. avvocati, commercialisti, notai etc.) e i consulenti che prestano la propria attività presso una delle società del Gruppo;
  • Volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che svolgono la propria attività presso una delle società del Gruppo;
  • Azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso una delle società del Gruppo.

Possono altresì effettuare Segnalazioni coloro che:

  • segnalino informazioni acquisite nell’ambito di un rapporto di lavoro con una delle Società del Gruppo Savino Del Bene nel frattempo terminato purché le informazioni sulle Violazioni siano state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso;
  • segnalino informazioni acquisite nel caso in cui il rapporto di lavoro non è ancora iniziato laddove le informazioni riguardanti una violazione siano state acquisite durante il processo di selezione o altre fasi delle trattative precontrattuali;
  • segnalino informazioni acquisite durante lo svolgimento del periodo di prova presso una delle società del Gruppo.

Quanto indicato si applica anche alle Segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate.

Per “contesto lavorativo” si intendono le attività lavorative o professionali, in essere ma anche passate, svolte nell’ambito dei rapporti lavorativi sopra indicati, indipendentemente dalla natura di tali attività.

COME SEGNALARE

La piattaforma informatica assicura un efficace punto di accesso ai canali delle società del Gruppo Savino Del Bene cui si intende indirizzare una segnalazione.

Nell’ambito della piattaforma sono presenti distinti canali di segnalazione propri delle società del Gruppo ai sensi dell’art. 4, comma 4, del Decreto Whistleblowing (Savino Del Bene S.p.A., Arimar International Spa, General Noli Spa, Aprile Spa, Savino Del Bene IT Srl, CDC S.p.A,  Albatrans S.p.A). Per ciascun canale è assicurato l’accesso selettivo solo da parte del personale specificamente autorizzato, idoneo a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e la sicurezza delle informazioni. Anche nell’ambito del canale condiviso, uno specifico menù a tendina consentirà di attribuire la segnalazione alla specifica società del Gruppo interessata.

Per effettuare una segnalazione, il segnalante deve accedere alla piattaforma in cui troverà il canale da scegliere dedicato alla società del Gruppo cui intende rivolgere la segnalazione.

Accedendo al canale prescelto in ragione della segnalazione e dopo aver ricevuto l’apposita informativa sul trattamento dei dati, il segnalante procede ad effettuare la segnalazione seguendo i campi all’uopo predisposti sulla piattaforma. Alla fine della procedura di segnalazione, il segnalante riceverà un codice che servirà per i successivi accessi e che consente, al medesimo, di ricevere i feedback in merito al seguito della segnalazione effettuata e, ai soggetti autorizzati alla gestione della segnalazione, di poter mantenere, in via dedicata e riservata, una interlocuzione per eventuali ulteriori chiarimenti e approfondimenti.

Le segnalazioni devono essere rese in buona fede e possono essere anche in forma anonima. I dati che il segnalante inserirà nei campi obbligatori saranno custoditi all’interno del tool informatico e coperti da un sistema di criptazione (tale da rendere la segnalazione anonimizzata in quanto i dati del soggetto segnalante non saranno conosciuti dall’azienda). I dati potranno essere decriptati dai soggetti appositamente preposti all’analisi della segnalazione per far fronte alle esigenze istruttorie mantenendone la riservatezza mentre, solo nei casi previsti dal Decreto Whistleblowing e previo consenso espresso del segnalante ove richiesto, potranno essere disvelati a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione.

Le segnalazioni tramite i canali informatici possono essere rese sia in forma scritta (seguendo la compilazione dei campi previsti) sia in forma orale, previo espresso consenso, tramite la registrazione della propria voce. Sarà possibile il riascolto, salvataggio o rigetto della segnalazione prima dell’invio della stessa.

Sono disponibili le seguenti ulteriori modalità di segnalazione verso Savino Del Bene e le società del Gruppo (canali interni). In particolare:

  • La segnalazione diretta, con l’obiettivo di consentire incontri concordati esclusivamente con i soggetti appositamente autorizzati per la raccolta delle segnalazioni. Tale incontro può essere richiesto dal segnalante sul canale informatico dedicato alla società destinataria della segnalazione (accessibile tramite piattaforma [https://Whistleblowing.Savino Del Bene.it/]) oppure tramite il sistema di messaggistica vocale, specificando in tal caso il nome della società del Gruppo Savino Del Bene interessata dalla segnalazione.
  • La segnalazione a mezzo posta ordinaria, che sarà ammessa se indirizzata alla società del Gruppo interessata dalla segnalazione, all’attenzione del Gestore della Segnalazione della Società, utilizzando la seguente dicitura: “segnalazione Whistleblowing, riservata – non aprire” . Le segnalazioni devono essere debitamente circostanziate al fine di consentire la valutazione dei fatti e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti. Si precisa tuttavia che l’uso della piattaforma informatica costituisce la maggiore garanzia per la riservatezza e le eventuali segnalazioni pervenute per posta ordinaria non potranno essere considerate quali segnalazioni ai sensi del Decreto Whistleblowing ai fini della gestione delle comunicazioni con il segnalante e dei feedback. Si avverte che, in assenza della espressa dicitura sopra menzionata, la segnalazione non potrà essere ricevuta e gestita. Saranno adottate tutte le misure più opportune per garantire, anche rispetto a questa modalità, la riservatezza delle informazioni e dei dati della segnalazione.

CHI RICEVE LA SEGNALAZIONE E LA GESTISCE

Gli organi aziendali competenti per la gestione delle segnalazioni sono gli Organismi di Vigilanza ex D. Lgs. 231/2001 di ciascuna Società interessata, con riguardo al ricevimento e all’analisi delle segnalazioni nonchè con riferimento all’attività conclusiva di deliberazione. Le segnalazioni sono gestite dall’Organismo di Vigilanza in modo trasparente attraverso un iter predefinito.

 

I soggetti incaricati della gestione della segnalazione non possono rivelare l’identità del segnalante o altre informazioni da cui è possibile evincerla a nessun’altro soggetto senza il suo consenso espresso.

 

Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente Disciplina Privacy (per tale intendendosi il Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (GDPR), il D.Lgs. n. 196/2003, il D. Lgs. n.101/2018, il D.lgs. n. 51/2018, nonché qualsiasi altra normativa sulla protezione dei dati personali applicabile in Italia, ivi compresi i provvedimenti del Garante), nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riguardo per la riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti e per la sicurezza del trattamento anche secondo quanto previsto dal Decreto Whistleblowing.

 

La disciplina di Whistleblowing, nei canali di segnalazione e nelle tutele previste per il segnalante ed il segnalato così come sopra descritte, si applica anche alle società estere nel rispetto della legislazione locale e ove rientrino nel perimetro applicativo della norma.

 

A tal proposito, si precisa che il trasferimento di dati di soggetti provenienti da Paesi Terzi è ammesso ai sensi e nei limiti della legge applicabile nel singolo caso.

 

La gestione delle segnalazioni è effettuata in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, prevedendo misure a tutela del segnalante e, con specifico riguardo alle segnalazioni effettuate ai sensi del Decreto Whistleblowing, anche dei soggetti appartenenti al contesto lavorativo che abbiano aiutato o supportato il segnalante nel processo di segnalazione e che abbiano con il segnalante un rapporto di parentela entro il quarto grado, uno stabile legame affettivo o un rapporto abituale e corrente (art. 3, comma 5 del Decreto Whistleblowing).

 

Si prevedono provvedimenti disciplinari nei confronti di chiunque violi le previsioni di cui al Decreto Whistleblowing, con particolare riferimento alle condotte di chi pone in essere con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano false. Nell’ambito dei Modelli 231 è richiamato il sistema disciplinare.

CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO E DIVULGAZIONE PUBBLICA

Le persone segnalanti devono privilegiare i canali di segnalazione istituiti dalla società.

Tale principio, come previsto dalla normativa di riferimento, è volto, da un lato, “a favorire una cultura della buona comunicazione e della responsabilità sociale d’impresa all’interno delle organizzazioni”, dall’altro a fare in modo che i segnalanti, facendo emergere atti, omissioni o condotte illecite, contribuiscano significativamente al miglioramento della propria organizzazione.

Il Decreto Whistleblowing, nei casi e al ricorrere di determinati presupposti espressamente stabiliti dallo stesso decreto e di seguito enucleati, prevede che il segnalante possa indirizzare la segnalazione delle sole violazioni previste dal Decreto Whistleblowing al canale esterno istituito e gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e disponibile sul sito istituzionale ANAC.

Il segnalante può ricorrere al canale di segnalazione esterno istituito dall’ANAC laddove sussistano i seguenti presupposti:

  • mancata attivazione da parte della società di canali interni di segnalazione;
  • la segnalazione, effettuata in conformità alle previsioni di cui al Decreto Whistleblowing e alla presente informativa, non ha avuto seguito;
  • ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse la segnalazione, questa non avrebbe seguito o che andrebbe incontro a ritorsioni. In ordine ai fondati motivi, si specifica che il segnalante deve poter ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete allegate e informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che, se effettuasse una segnalazione, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito. Ciò si verifica quando, ad esempio:
    • il responsabile ultimo nel contesto lavorativo sia coinvolto nella violazione;
    • vi sia il rischio che la violazione o le relative prove possano essere occultate o distrutte;
    • l’efficacia delle indagini svolte dalle autorità competenti potrebbe essere altrimenti compromessa o anche perché si ritiene che ANAC sarebbe più indicata a affrontare la specifica violazione, soprattutto nelle materie di propria competenza;
    • questa potrebbe determinare il rischio di ritorsione (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante).
  • ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si pensi, ad esempio, al caso in cui la violazione richieda un intervento urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone o per proteggere l’ambiente.

Secondo quanto previsto dal Decreto Whistleblowing, il Segnalante può anche effettuare una divulgazione pubblica delle informazioni sulle violazioni previste dal Decreto, di cui sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo. Ai sensi del Decreto Whistleblowing, per divulgazione pubblica si intende: “rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone nei casi previsti dal D.Lgs. n. 24/2023”.

La divulgazione pubblica è possibile per il segnalante solo al ricorrere di una delle seguenti condizioni stabilite dallo stesso decreto, ossia:

  • ha previamente utilizzato il canale interno o esterno, ma non vi sia stato riscontro o non vi sia stato dato seguito nei termini previsti;
  • ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse;
  • ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni, o che possa non avere efficace seguito in ragione di specifiche circostanze del caso concreto.

Al segnalante che divulghi violazioni sono assicurate le tutele previste dal Decreto Whistleblowing, salvo la tutela della riservatezza se il segnalante rivela volontariamente la propria identità.

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